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PLANEJAMENTO, PROGRAMAÇÃO E CONTROLE DA PRODUÇÃO. Este é o nome completo do setor responsável por garantir a entrega dos pedidos no dia certo. Para discorrer sobre este importante setor de uma fábrica de confecções, teremos que dividir o texto em mais de um número da revista. Vamos a primeira parte.

O planejamento, o planejador, funcionário que realiza o trabalho, é o olho e o braço do setor comercial na fábrica. Ele planeja o que tem que ser fabricado e, para isto, precisa planejar também o que precisa ser comprado. O primeiro trabalho desse planejador, é organizar as informações que deve receber de outros setores, para depois realizar seus cálculos e entregar os resultados aos seus clientes internos, o programador de produção, o encarregado do corte e o comprador.

Atualmente mesmo as pequenas empresas já possuem um sistema ERP, softer que realize cálculos de necessidade de produção e de compras. Caso não disponha, terá que realizar cálculos e controles em planilhas, para poder cumprir sua tarefa.

Recebe do setor de engenharia, a ficha técnica de cada modelo com as quantidades de materiais, serviços, mão-de-obra interna ou externa e do setor comercial a previsão de vendas, com previsão das datas em que deverá faturar os pedidos dos clientes. O primeiro trabalho é informar o que precisa ser comprado.

Para facilitar o trabalho diário e definir o momento em que deve ocorrer cada ação interna de forma a garantir o cumprimento das metas, elaboramos o CALENDÁRIO DE PRODUÇÃO, que apresentamos no quadro anexo. Vamos entendê-lo.

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Na primeira linha, grifada em preto, vemos os números: 36, 37, 38…, eles representam a semana calendário do ano, onde está inserida a data da última linha, o último dia de faturamento, sempre uma sexta-feira. No exemplo, a semana 36, se encerra na sexta-feira dia 03 de setembro de 2.010. Para que o faturamento dos pedidos de clientes, que contém vários produtos da coleção, ocorra até dia 03 de setembro, a fábrica deve realizar seus trabalhos até as datas indicadas e o PPCP deverá emitir as OPs (ordens de produção) no dia 17 de agosto. Para isto, as vendas se encerraram no dia 13 de agosto e o setor comercial tem até a segunda-feira ao meio dia para estar com todos os pedidos digitados. Retrocedendo as linhas acima, vemos as datas em que devemos realizar as compras, segundo o prazo de entrega dos fornecedores. Observem que as vendas só ocorreram agora em 13/08, porém a compra de produtos com entrega em 30 dias precisou ser feita em 08 de julho. É por esta razão que as compras sempre devem ser feitas a partir de uma previsão ou projeção de vendas.

CONTINUAÇÃO DO NÚMERO ANTERIOR

A Previsão de Vendas é fornecida pelo setor comercial, que se serve de estudos estatísticos para montá-la. Ela prevê a expectativa financeira da empresa com a coleção que está sendo preparada e informa a quantidade por modelo que o comercial espera vender.

O primeiro trabalho do PPCP com a nova coleção é o “ORÇAMENTO DE PRODUÇÃO”. Este orçamento é que irá avaliar em números macros, se a fábrica está preparada para fabricar e entregar os pedidos, segundo a preferência dos clientes, tanto em quantidade quanto em prazo. Infelizmente, nenhum sistema ERP disponível, oferece uma ferramenta capaz de executar este cálculo e demonstrá-lo de forma simples, razão pela qual optamos por realizar em planilha, forma que apresentamos aqui. Contudo, para calculá-la, necessitamos de coleções passadas, cujas informações podem ser extraídas de um ERP. Formatamos aqui também uma apresentação em planilha do que chamamos “MARCHA DAS VENDAS E ENTREGAS”.

O orçamento de produção é importante para:

1. Definir a necessidade de contratação e treinamento de mão-de-obra, com no mínimo 90 dias antes de iniciar a produção.
2. Definir de quanto será a produção semanal ou mensal, para que se faça a compra dos materiais para a produção.
3. Definir o tamanho do estoque necessário para atender a vontade dos clientes.
4. Permitir que o setor financeiro preveja o desembolso com compras e estoques, também com antecedência.

A planilha Marcha das vendas, demonstra como aconteceu na mesma coleção, no ano anterior, o volume de vendas por semana, e qual foi o desejo dos clientes para o período de entrega, sempre em unidades compradas. Estamos exemplificando a coleção inverno, que fica um período maior em evidência e que sente influência de eventos externos.

Normalmente, a coleção inverno é entregue pelas empresas, aos representantes, na segunda quinzena de dezembro ou na primeira de janeiro. Além dos produtos de inverno, vem recheada de modelos de verão e média estação, não só com o objetivo de atender clientes de áreas mais quentes, mas também de obter vendas para janeiro e fevereiro. Assim, nosso orçamento, é apresentado com o calendário  de produção a partir da semana 1 de 2.011, mas pode ser movido para o período de sua empresa.

A Marcha das Vendas de 2.010 revela a vontade dos clientes de receberem seus pedidos a tempo de vender para o dia das mães. Eles compraram 82% da venda total da coleção, para receber até dia 23/04/10. Se esperarmos as vendas acontecerem, para depois iniciar a produção, com certeza iremos atrasar a entrega. Temos então que iniciar a fabricação a partir da previsão de vendas e de estatísticas das vendas por cor e tamanho da coleção anterior, mas é muito importante um monitoramento com as vendas, para ajustar a previsão. No momento oportuno trataremos disto.

Em nosso exemplo, a empresa estima que venderá na coleção de 2.011, 46.000 peças, com a vontade dos clientes de receberem da mesma forma que aconteceu em 2.010. Projetamos então como será essa entrega, que ocorrerá só após a semana 4, contudo, para poder realizar as entregas, a produção precisará iniciar na semana 1, e a distribuição do trabalho por semana deverá seguir o programa de produção em porcentual ou em peças, conforme está na planilha do orçamento.

Assim, podemos calcular outros dois dados: o estoque e a mão-de-obra. Observem que até a semana 8, além de atender as entregas, está acumulando estoque. A partir daí, embora o nível de produção seja o mesmo, os estoques vão diminuindo.

Atenção também para os números da semana 10. São menores, porque é a semana de carnaval, onde se deixa de trabalhar dois dias. Para compensar, programamos trabalhar um sábado na semana 7.

Finalmente, as duas últimas linhas, informam a necessidade de costureiras. Uma com eficiência de 100%, mostra que faltam 6 costureiras (em média) do efetivo atual de 20, sabemos, contudo, que nenhuma empresa consegue essa eficiência. Calculamos então a 85% que é a média da maioria das empresas. Assim, vemos que faltam 9 costureiras para se obter essa produção, até a semana 13, quando encerramos a entrega para o dia das mães. Verifiquem, que a partir da semana 14, quando as entregas do dia das mães já foram realizadas, passa a faltar apenas 1 costureira. Portanto, o ideal é que a falta de 9 costureiras até a semana 13, seja suprida com facção, ou então, caso tenham sido contratadas, agora é hora de dar férias para as antigas.

Na semana dezesseis, haverá também dois feriados, mas não comprometem a produção, pois as entregas já diminuíram. Neste período se estará desenvolvendo nova coleção.

Com estes dados a diretoria, vendas, produção e financeiro devem avaliar, aprovar ou reprovar o plano e proverem as necessidades.

A PREVISÃO DE VENDAS

A previsão de vendas é uma atividade realizada no departamento comercial, auxiliada por estatísticas do PPCP e é peça importante no planejamento da empresa.

O momento de realizar a previsão de vendas é previsto no cronograma de desenvolvimento de produto. Deve acontecer antes da primeira compra de matéria-prima para a primeira produção da nova coleção.

Várias são as formas de se realizar a previsão de vendas. Vamos abordar aqui uma das mais utilizadas e das que tem dado melhor resultado. Consiste em utilizar um misto de fórmulas estatísticas, histórico de produtos semelhantes e opinião de clientes, aliados a análise de preço de venda e plano de marketing da coleção.

A opinião de clientes é uma das formas de saber como será recebida pelo mercado uma nova coleção. Clientes representativos pelo volume que costumam comprar, formadores de opinião e “antenados” com o que acontece no mundo da moda, são chamados para uma apresentação informal da coleção. Estes clientes, uns cinco aproximadamente, e outras pessoas, como representantes comerciais, vão avaliar a estética, apelo comercial, preço proposto e atribuem uma nota de zero a dez para cada modelo, além de fazerem comentários a respeito do caimento, materiais, etc. Estas notas devem ser tabuladas, obtidas a média aritmética e o “modo”estatístico. Estes dados colocarão os produtos em um ranking dentro do tipo de família a que pertence. Vejamos o exemplo do quadro abaixo.

Em uma coleção de calças jeans, tomemos o grupo familiar de calças OVER SIZE, apresentados a um grupo de seis pessoas, compradores de clientes e representantes. Após a votação obtivemos as médias do quadro apresentado. Cabe agora ao setor comercial reunir com desenvolvimento de produto, PPCP, diretoria, para analisar os números obtidos.

A primeira análise deve ser a da linha 14 de nosso quadro, a média das notas do grupo, 7,47 pontos. Como na escola, a média desejada é acima de sete. Estivesse abaixo, uma luz vermelha deveria acender, para chamar a atenção de todos que a coleção não agradou. Felizmente não é o caso. Olhemos então a média individual de cada produto, eles foram colocados em ordem decrescente, mostrando os de melhor desempenho. Ao lado vemos o “modo”. Esta informação estatística nos diz qual a nota foi mais freqüente na série. Olhando o primeiro produto, vemos a média 8,33 e o modo 7. O segundo produto tem média 8,17 e modo 9. Significa que enquanto o primeiro produto obteve uma ótima média, a nota de maior presença foi 7, apenas bom e o segundo produto, com média semelhante, teve maior freqüência de notas 9, beirando o excelente. Esta análise aponta para uma igualdade entre os dois produtos, enquanto que os números apontam uma diferença. No outro extremo, vemos situação semelhante entre os três últimos colocados. A média sugere que os três últimos produtos devem ter sua concepção revista ou simplesmente retirados da coleção. Ao analisar o modo, apenas o último colocado fica sujeito a esta opção.

Outras ponderações foram realizadas pelo comitê de análise e o resultado está no próximo quadro.

A CHINA SE SUPERA

Inúmeros são os motivos que o empresário têxtil e confeccionista têm para queixar-se das importações chinesas. Em vários casos esta concorrência “desleal” não está nos argumentos contra os chineses mas, na incompetência da indústria nacional. Apenas para lembrar, produtividade é coisa de poucas empresas têxteis, e estas poucas não se queixam, exportam, e no ramo do vestuário então, conta-se nos dedos de uma mão as efetivamente produtivas.

Vamos nos ater apenas as empresas de confecção do vestuário. Grande parte delas sempre afirmou que não seria atingida pelas importações, porque fabrica moda e moda “é mais perecível que alimento”.

Realmente, uma coleção de moda fica “em cartaz” no máximo por três meses, tempo insuficiente para que uma empresa chinesa, desenvolva, negocie, produza e entregue aqui no Brasil, uma coleção atualizada. Era. Os empresários industriais do vestuário já não podem mais usar este guarda-chuvas. A tecnologia e a criatividade estão superando esta barreira.

Aqui no Brasil, as equipes de estilistas e gerentes de produto levam 60 dias para entregarem à engenharia (modelagem e pilotagem) os croquis e materiais escolhidos para a nova coleção. Outros 60 dias são consumidos para pilotar, aprovar e montar mostruário para os representantes. A primeira entrega só ocorre 45 dias após isto. Total, desde a concepção até o lojista 165 dias, mais que 5 meses.

Um grande importador brasileiro e uma empresa chinesa, apoiados por um programa de criação em 3D estão reduzindo, não só o tempo chinês como também o brasileiro.

A equipe de criação brasileira escolhe de 10 a 15 tecidos diferentes que a empresa chinesa manda produzir com antecedência. Passa então a criar modelos sobre os tecidos escolhidos no programa de criação em 3D. Ao final do dia, passa pela internet os arquivos de 15 modelos criados no dia. Os chineses estão chegando para o trabalho. Uma equipe de modelistas e pilotistas trabalha freneticamente. Um grupo de especialistas com inglês afiado fica de plantão para uma vídeo conferência com os estilistas brasileiros que estão chegando para o trabalho. Avaliação, debates, críticas, redesenhos, ajustes, aprovação. Tudo isso no segundo dia após o desenho. Os modelos aprovados, são despachados via correio especial e estão na empresa no Brasil, no quinto dia após o desenho. Cada grupo de modelos que chega é provado aqui no Brasil, recebe especificações finais para graduação e é aprovado oficialmente. Lá na China, na noite deste dia brasileiro, inicia-se a produção de aproximadamente 15.000 peças por modelo. Ao fim de 10 dias deste fluxo criativo, mais 5 para as amostras chegarem aqui, uma coleção de 80 modelos está aprovada e com mais alguns dias o lote todo estará produzido.

Os 45 dias para travessia oceânica e desembaraço alfandegário brasileiro ainda são a maior parte deste prazo de entrega. Em menos de 100 dias esta coleção está nas lojas da empresa brasileira. Ficção? Há quem afirme que o primeiro carregamento já chegou e o segundo está embarcado. O terceiro, este ainda está em processo de desenvolvimento. Chegará às lojas junto com a coleção brasileira citada acima.