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A Previsão de Vendas é fornecida pelo setor comercial, que se serve de estudos estatísticos para montá-la. Ela prevê a expectativa financeira da empresa com a coleção que está sendo preparada e informa a quantidade por modelo que o comercial espera vender.
O primeiro trabalho do PPCP com a nova coleção é o “ORÇAMENTO DE PRODUÇÃO”. Este orçamento é que irá avaliar em números macros, se a fábrica está preparada para fabricar e entregar os pedidos, segundo a preferência dos clientes, tanto em quantidade quanto em prazo. Infelizmente, nenhum sistema ERP disponível, oferece uma ferramenta capaz de executar este cálculo e demonstrá-lo de forma simples, razão pela qual optamos por realizar em planilha, forma que apresentamos aqui. Contudo, para calculá-la, necessitamos de coleções passadas, cujas informações podem ser extraídas de um ERP. Formatamos aqui também uma apresentação em planilha do que chamamos “MARCHA DAS VENDAS E ENTREGAS”.
O orçamento de produção é importante para:
- Definir a necessidade de contratação e treinamento de mão-de-obra, com no mínimo 90 dias antes de iniciar a produção.
- Definir de quanto será a produção semanal ou mensal, para que se faça a compra dos materiais para a produção.
- Definir o tamanho do estoque necessário para atender a vontade dos clientes.
- Permitir que o setor financeiro preveja o desembolso com compras e estoques, também com antecedência.
A planilha Marcha das vendas, demonstra como aconteceu na mesma coleção, no ano anterior, o volume de vendas por semana, e qual foi o desejo dos clientes para o período de entrega, sempre em unidades compradas. Estamos exemplificando a coleção inverno, que fica um período maior em evidência e que sente influência de eventos externos.
Normalmente, a coleção inverno é entregue pelas empresas, aos representantes, na segunda quinzena de dezembro ou na primeira de janeiro. Além dos produtos de inverno, vem recheada de modelos de verão e média estação, não só com o objetivo de atender clientes de áreas mais quentes, mas também de obter vendas para janeiro e fevereiro. Assim, nosso orçamento, é apresentado com o calendário de produção a partir da semana 1 de 2.011, mas pode ser movido para o período de sua empresa.
A Marcha das Vendas de 2.010 revela a vontade dos clientes de receberem seus pedidos a tempo de vender para o dia das mães. Eles compraram 82% da venda total da coleção, para receber até dia 23/04/10. Se esperarmos as vendas acontecerem, para depois iniciar a produção, com certeza iremos atrasar a entrega. Temos então que iniciar a fabricação a partir da previsão de vendas e de estatísticas das vendas por cor e tamanho da coleção anterior, mas é muito importante um monitoramento com as vendas, para ajustar a previsão. No momento oportuno trataremos disto.
Em nosso exemplo, a empresa estima que venderá na coleção de 2.011, 46.000 peças, com a vontade dos clientes de receberem da mesma forma que aconteceu em 2.010. Projetamos então como será essa entrega, que ocorrerá só após a semana 4, contudo, para poder realizar as entregas, a produção precisará iniciar na semana 1, e a distribuição do trabalho por semana deverá seguir o programa de produção em porcentual ou em peças, conforme está na planilha do orçamento.
Assim, podemos calcular outros dois dados: o estoque e a mão-de-obra. Observem que até a semana 8, além de atender as entregas, está acumulando estoque. A partir daí, embora o nível de produção seja o mesmo, os estoques vão diminuindo.
Atenção também para os números da semana 10. São menores, porque é a semana de carnaval, onde se deixa de trabalhar dois dias. Para compensar, programamos trabalhar um sábado na semana 7.
Finalmente, as duas últimas linhas, informam a necessidade de costureiras. Uma com eficiência de 100%, mostra que faltam 6 costureiras (em média) do efetivo atual de 20, sabemos, contudo, que nenhuma empresa consegue essa eficiência. Calculamos então a 85% que é a média da maioria das empresas. Assim, vemos que faltam 9 costureiras para se obter essa produção, até a semana 13, quando encerramos a entrega para o dia das mães. Verifiquem, que a partir da semana 14, quando as entregas do dia das mães já foram realizadas, passa a faltar apenas 1 costureira. Portanto, o ideal é que a falta de 9 costureiras até a semana 13, seja suprida com facção, ou então, caso tenham sido contratadas, agora é hora de dar férias para as antigas.
Na semana dezesseis, haverá também dois feriados, mas não comprometem a produção, pois as entregas já diminuíram. Neste período se estará desenvolvendo nova coleção.
Com estes dados a diretoria, vendas, produção e financeiro devem avaliar, aprovar ou reprovar o plano e proverem as necessidades.